Gestaltungsfeld “Informatisierung”

8. Vom Schlüsselloch zum großen Ganzen: Sich das System erobern

Gestalten kann man nur, was man gut kennt. Bei einem komplexen System wie einem Baan-ERP ist diese Kenntnis auf der Mitarbeiterebene oft aber alles andere als umfassend. Die Analysen (→ 2) zu Projektbeginn zeigen, dass viele Mitarbeiter nur einen kleinen Ausschnitt des Systems kannten – eben die paar Funktionalitäten, die genau an ihrem Arbeitsplatz von Bedeutung waren und sind (→ 3). Wie aber soll man das ganze Haus umgestalten und optimieren, wenn man es nur kennt über den Blick durch ein Schlüsselloch? Hierfür hat das ISF zwei Methoden zum selbst gesteuerten Lernen entwickelt, die von den Infonauten ausprobiert und genutzt wurden: Twins und Tracking. Beide Methoden unterstützen den Prozess durch Formulare. Sie dienen beide nicht nur der Entwicklung von Gestaltungskompetenz (→ 3), sondern auch der Identifizierung von Optimierungsbedarf bezüglich des Systems und der Abläufe auf der Ebene konkreter Arbeitsanforderungen. Vorteil der Methoden ist, dass sie wenig Zeit erfordern und ganz nach individuellem Arbeitsanfall sehr leicht in laufende Prozesse integriert werden können. Außerdem sind sie völlig unabhängig vom Wissensstand des Nutzers: Neulinge können sich damit das System entlang ihres Erfahrungsniveaus erobern, aber auch sehr erfahrene Mitarbeiter werden mit Twins und Tracking immer wieder Neues lernen. Und so sehen die Methoden aus:

Twins

Twins ist das englische Wort für Zwillinge. Und diese Übung heißt deswegen so, weil hierbei jeweils zwei Infonauten von zwei möglichst unterschiedlichen, d.h. wechselseitig möglichst unbekannten, Arbeitsplätzen zusammen gehen. Diese Mitarbeiter besuchen sich wechselseitig am Arbeitsplatz und schauen sich sozusagen gegenseitig beim Arbeiten eine zeitlang über die Schulter. Wichtig ist dabei, dass man sich den Arbeitsplatz und die jeweilige Benutzung des ERP-Systems sowie anderer IT-Systeme und sonstige Arbeitsmittel der Kollegen und Kolleginnen im Arbeitsalltag gemeinsam ansieht. Das wechselseitige Zeigen, Erklären, Vormachen, Nachfragen dient nicht nur dem Kennenlernen des Systems, sondern gleichzeitig der Identifizierung konkreten Gestaltungsbedarfs vor Ort: Was kann verbessert werden? Wo sind Dinge zu umständlich und könnten abgespeckt werden? Wo fehlt es an was?

Tracking

Track heißt im Englischen Spur, Fährte. Beim Tracking begibt man sich auf die Fährte, verfolgt die Spur einzelner Vorgänge (z.B. eines konkreten Auftrags, einer speziellen Änderungsmitteilung) durch den Geschäftsprozesse bzw. den Ablauf, den diese Information durch das Unternehmen nimmt. Die Mitarbeiter sind hier sozusagen in „verdeckter Ermittlung” unterwegs. Indem sie den Weg nehmen, den auch der getrackte Vorgang nimmt, lernen sie den gesamten Ablauf kennen und sehen auch was an den jeweiligen „Stationen“ passiert. Sie befragen ihre Kolleginnen und Kollegen: Welche Informationen kriegst Du hier? Warum sind sie für Dich wichtig? Was machst Du damit? Was tust Du damit im System? Durch das Verfolgen eines gesamten Vorgangs und das wechselseitige Zeigen, Erklären, Vormachen an den Arbeitsplätzen der einzelnen Stationen kann die die Komplexität des Baan-Systems aus einer neuen und umfassenden Perspektive erlebt werden. Die Zusammenhänge verschiedener betrieblicher Funktionen und Geschäftsprozesse und den einzelnen prozessangelagerten Arbeitsaufgaben ermöglicht ein sehr konkretes Verstehen-Lernen des „großen Ganzen”.

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